Een personeelspasje bevat minimaal de naam van de medewerker, een pasfoto, functietitel en bedrijfsnaam. Deze basisinformatie zorgt voor snelle identificatie en verhoogt de veiligheid op de werkvloer. Afhankelijk van je bedrijfsomgeving kun je extra elementen toevoegen zoals beveiligingschips, barcodes of toegangscodes. Ook moet je rekening houden met privacywetgeving bij het ontwerpen van werknemerspassen.

Welke basisgegevens horen op elk personeelspasje?

Op elk personeelspasje horen naam, pasfoto, functie en bedrijfsnaam te staan. Deze vier elementen vormen de kern van een goed werkend identificatiesysteem. De naam zorgt voor persoonlijke herkenning, de foto maakt visuele verificatie mogelijk, de functie geeft context over de rol van de medewerker, en de bedrijfsnaam toont de organisatie waartoe iemand behoort.

Deze basisgegevens zijn belangrijk voor verschillende situaties. Bij bezoekers of leveranciers kunnen medewerkers snel zien met wie ze te maken hebben. In grote organisaties helpt het om collega’s te herkennen die je niet dagelijks tegenkomt. Voor beveiligingspersoneel bieden deze gegevens een eerste controlelaag bij toegangscontrole.

Let bij het ontwerp op leesbaarheid. Gebruik een lettertype dat groot genoeg is om vanaf een meter afstand te lezen. De naam zet je meestal prominent op het pasje, gevolgd door de functie in een iets kleiner formaat. Kies voor voldoende contrast tussen tekst en achtergrond, zodat de informatie ook bij minder licht goed leesbaar blijft.

Extra gegevens die je kunt overwegen zijn een medewerkersnummer, afdeling of vestigingslocatie. Dit is vooral handig in grote organisaties met meerdere locaties of afdelingen. Houd het ontwerp wel overzichtelijk en vermijd te veel informatie op een klein oppervlak.

Heb je een pasfoto nodig op een werknemerspas?

Een pasfoto is sterk aan te raden voor de meeste personeelspasjes, vooral wanneer je het pasje gebruikt voor toegangscontrole of identificatie. De foto maakt het mogelijk om snel te verifiëren of de persoon die het pasje draagt ook daadwerkelijk de rechtmatige eigenaar is. Dit verhoogt de veiligheid aanzienlijk en voorkomt misbruik.

Er zijn situaties waarin een foto minder noodzakelijk is. Bij kleine bedrijven waar iedereen elkaar kent, of bij pasjes die alleen dienen als parkeervergunning of kortingskaart, kun je vaak zonder foto toe. Ook bij tijdelijke medewerkers die slechts kort bij je werken, kies je soms voor een eenvoudiger variant zonder foto om kosten te besparen.

Voor een goede pasfoto op een personeelspasje gelden enkele praktische richtlijnen. De foto moet recent zijn en de persoon duidelijk herkenbaar tonen. Een neutrale achtergrond werkt het beste, zonder afleiding. De medewerker kijkt recht in de camera met een neutrale gezichtsuitdrukking. Zorg dat het gezicht goed belicht is en geen harde schaduwen bevat.

Qua formaat neem je meestal een portretfoto die ongeveer 3 bij 4 centimeter beslaat op het pasje. De resolutie moet hoog genoeg zijn voor scherpe details bij het pasjes bedrukken. Een foto van minimaal 300 dpi geeft een professioneel resultaat. Test altijd een proefdruk voordat je grote aantallen laat produceren, zodat je zeker weet dat de fotokwaliteit voldoet.

Welke beveiligingselementen kun je toevoegen aan een personeelspas?

Je kunt kiezen uit verschillende beveiligingsopties: barcodes, QR-codes, magneetstrips, RFID-chips en hologrammen. Elk element heeft zijn eigen functie en beveiligingsniveau. De keuze hangt af van je beveiligingsbehoeften, budget en de systemen die je al gebruikt voor toegangscontrole.

Barcodes en QR-codes zijn betaalbare opties die goed werken voor basale toegangscontrole. Je scant ze met een reader bij de ingang, waarna het systeem controleert of de medewerker toegang heeft. QR-codes kunnen meer informatie bevatten dan traditionele barcodes en zijn daardoor flexibeler. Deze oplossing is geschikt voor bedrijven met normale beveiligingseisen.

Magneetstrips kennen veel mensen van bankpassen. Ze bevatten informatie die je uitleest door het pasje door een reader te halen. Dit werkt goed, maar de technologie is wel verouderd en minder betrouwbaar dan nieuwere opties. Magneetstrips slijten sneller en zijn gevoeliger voor beschadiging.

RFID-chips bieden moderne, contactloze toegangscontrole. Je houdt het pasje voor een reader en krijgt direct toegang, zonder fysiek contact. Dit gaat snel, is gebruiksvriendelijk en heeft een hoog beveiligingsniveau. RFID-technologie is ideaal voor bedrijven met strenge beveiligingseisen, zoals datacenters, laboratoria of financiële instellingen. De chips zijn duurzaam en gaan jaren mee.

Hologrammen voeg je toe als visueel beveiligingselement. Ze zijn moeilijk na te maken en helpen bij het herkennen van echte pasjes. Dit voorkomt dat iemand een vals personeelspasje gebruikt. Hologrammen combineer je vaak met andere beveiligingstechnologieën voor optimale bescherming.

Voor een kantooromgeving met normale beveiligingsbehoeften volstaat meestal een combinatie van foto, barcode en eventueel een eenvoudige RFID-chip. Heb je te maken met gevoelige informatie of beperkte toegangszones? Dan kies je voor geavanceerdere RFID-technologie met encryptie en meerdere beveiligingslagen.

Moet je privacyregels volgen bij het ontwerpen van personeelspasjes?

Ja, je moet de AVG-wetgeving naleven bij het maken van personeelspasjes. Een werknemerspas bevat persoonsgegevens zoals naam en foto, en soms ook gevoelige informatie zoals functie of medewerkersnummer. De privacywetgeving stelt eisen aan hoe je deze gegevens verzamelt, gebruikt en bewaart.

Je mag alleen informatie op het pasje zetten die noodzakelijk is voor het doel waarvoor je het pasje gebruikt. Voor toegangscontrole heb je naam en foto nodig, maar een privéadres of geboortedatum hoort daar niet bij. Beperk de gegevens tot wat echt relevant is voor identificatie en veiligheid binnen je organisatie.

Informeer medewerkers over het gebruik van hun gegevens op het personeelspasje. Leg uit waarom je bepaalde informatie verzamelt, hoe lang je deze bewaart en wie er toegang toe heeft. Medewerkers hebben het recht om te weten wat er met hun persoonsgegevens gebeurt. Vastleggen van deze afspraken in een privacyverklaring of personeelshandboek is verstandig.

Zorg voor veilige opslag van de gegevens die je gebruikt voor het pasjes bedrukken. Foto’s en persoonlijke informatie bewaar je beveiligd, met toegang voor alleen geautoriseerde medewerkers. Wanneer iemand uit dienst gaat, verwijder je de gegevens volgens je bewaarbeleid. Ook moet je het oude pasje innemen en vernietigen.

Gevoelige informatie zoals medische gegevens, religieuze overtuiging of lidmaatschap van een vakbond horen nooit op een personeelspasje. Deze gegevens vallen onder bijzondere categorieën in de AVG en vereisen extra bescherming. Houd het pasje zakelijk en beperk je tot identificatie-informatie.

Een praktische tip voor privacy-vriendelijk ontwerp: gebruik medewerkersnummers in plaats van namen op RFID-chips of barcodes. De visuele informatie op het pasje blijft leesbaar voor mensen, maar de elektronische data bevat minder direct identificeerbare informatie. Dit verkleint het privacyrisico bij verlies of diefstal van het pasje.

Hoe Cards Unlimited helpt met personeelspasjes

Wij produceren professionele personeelspasjes met alle informatie en beveiligingselementen die je nodig hebt. Dankzij onze eigen productiefaciliteiten hebben we volledige controle over kwaliteit en levertijd, zodat je snel kunt beschikken over je werknemerspassen.

Onze dienstverlening omvat:

• Volledig personaliseerbare ontwerpen die aansluiten bij je huisstijl en beveiligingseisen
• Verschillende beveiligingsopties zoals RFID-chips, barcodes, QR-codes en hologrammen
• Hoogwaardige fotobedrukking met scherpe details en levendige kleuren
• Advies over optimaal ontwerp en de juiste beveiligingselementen voor jouw situatie
• Snelle productie en levering door onze efficiënte processen
• Duurzame materialen passend bij onze PVC-vrije doelstelling

We denken graag met je mee over het beste ontwerp voor jouw personeelspasjes. Of je nu 50 of 5000 pasjes nodig hebt, we leveren kwaliteit die indruk maakt en jarenlang meegaat. Neem contact met ons op voor advies over pasjes bedrukken die perfect passen bij jouw organisatie.