Het combineren van een klantenkaart met een papieren mailing kan de kosten voor je marketingcampagne aanzienlijk beïnvloeden. De totale kosten hangen af van verschillende factoren zoals de kwaliteit van de kaarten, het type mailing, de oplage en de verzendmethode. Gemiddeld genomen bespaar je bij een gecombineerde verzending op porto- en verwerkingskosten ten opzichte van aparte mailings. Bovendien kun je het rendement van je marketinginspanningen verhogen door cross-selling en een consistente merkbeleving. In dit artikel bespreken we alle kostenaspecten van het combineren van klantenkaarten met papieren mailings.

Wat zijn de kostencomponenten bij het combineren van klantenkaarten met mailings?

Bij het combineren van klantenkaarten met papieren mailings moet je rekening houden met verschillende kostencomponenten die samen de totale investering bepalen. De belangrijkste kostenfactoren zijn de productie van de kaart, personalisatie, drukwerk van de mailing, verzendkosten en dataverwerking.

De productiekosten van de klantenkaart zelf variëren afhankelijk van het materiaal (PVC, gerecycled materiaal, biologisch afbreekbaar plastic), de dikte, het formaat en de gewenste druktechniek. Een eenvoudige plastic kaart kost minder dan een premium uitgevoerde kaart met speciale afwerking zoals spot-UV, foliedruk of een metalen uiterlijk.

De personalisatiekosten worden bepaald door de complexiteit van de gewenste personalisatie. Denk aan het toevoegen van een naam, lidmaatschapsnummer, barcode, QR-code of RFID-chip. Hoe meer gegevens gepersonaliseerd moeten worden, hoe hoger deze kosten uitvallen.

Voor het drukwerk van de mailing spelen factoren als papiersoort, formaat, aantal pagina’s en gebruik van kleuren een belangrijke rol. Een eenvoudige brief op standaard papier is uiteraard goedkoper dan een luxe brochure op hoogwaardig papier met veel kleuren.

De verzendkosten worden beïnvloed door het totale gewicht van de mailing inclusief kaart, het formaat van de envelop en de gekozen verzendmethode. Bij grote oplages kun je vaak korting krijgen op de portokosten.

Tot slot zijn er kosten voor dataverwerking en -beheer. Het correct verwerken van klantgegevens, het koppelen van de juiste kaart aan de juiste mailing en het monitoren van de respons vereisen een goed databasemanagementsysteem.

Hoeveel bespaar je met gecombineerde verzending versus aparte mailings?

Door klantenkaarten en mailings te combineren, realiseer je aanzienlijke besparingen vergeleken met het apart verzenden van beide items. Je kunt ongeveer 20-40% besparen op de totale verzendkosten door deze slimme combinatie.

De meest directe kostenbesparing zit in de portokosten. Bij gecombineerde verzending betaal je slechts één keer verzendkosten in plaats van twee keer. Vooral bij grote aantallen kan dit verschil oplopen tot honderden of zelfs duizenden euro’s. Daarnaast bespaar je op materiaalkosten zoals enveloppen, aangezien je slechts één envelop nodig hebt in plaats van twee.

Ook op het gebied van verwerking en handling behaal je efficiëntiewinst. In plaats van twee aparte processen voor het inpakken, adresseren en verzenden, hoef je dit slechts één keer te doen. Dit vertaalt zich in lagere arbeidskosten en minder kans op fouten in het verzendproces.

Naast deze directe kostenbesparingen zijn er indirecte voordelen die zich vertalen in een betere return on investment. Door beide communicatiemiddelen te combineren, versterk je de impact van je boodschap. De klant ontvangt in één keer alle relevante informatie, wat de kans vergroot dat beide items opgemerkt en gebruikt worden.

De gecombineerde aanpak zorgt ook voor een consistente merkbeleving. De klantenkaart en bijbehorende mailing kunnen qua ontwerp en boodschap perfect op elkaar worden afgestemd, wat de professionele uitstraling van je merk versterkt.

Welke materiaalopties beïnvloeden de prijs van gecombineerde mailings?

De materiaalkeuze voor zowel de klantenkaart als de papieren mailing heeft een significante invloed op de totale kosten van je campagne. Voor klantenkaarten zijn er verschillende opties, elk met hun eigen prijskaartje en voordelen.

Standaard PVC-kaarten zijn de meest gebruikte en voordeligste optie. Ze zijn duurzaam, waterbestendig en geschikt voor de meeste toepassingen. Voor een duurzamere keuze kun je opteren voor PVC-vrije alternatieven zoals kaarten van gerecycled plastic, bio-PVC of zelfs papieren kaarten met een laminaat. Deze milieuvriendelijkere opties zijn doorgaans iets duurder, maar sluiten beter aan bij een duurzaam bedrijfsimago.

Premium kaartvarianten zoals metaalachtige kaarten, transparante kaarten of kaarten met speciale afwerkingen zoals spot-UV, foliedruk of embossing behoren tot het hogere prijssegment. Deze opties maken indruk, maar verhogen de kosten aanzienlijk.

Voor de papieren mailing bepaalt de papierkwaliteit een groot deel van de kosten. Standaard 80-grams papier is het voordeligst, terwijl hoogwaardig 120-grams of zwaarder papier duurder is maar een luxere uitstraling geeft. Gerecycled papier is een duurzame optie die tegenwoordig in prijsniveau vergelijkbaar is met regulier papier.

De afwerking van zowel de kaart als het drukwerk heeft ook invloed op de prijs. Denk aan glanzende of matte laminering voor kaarten, of verschillende afwerkingen voor het drukwerk zoals UV-lak, soft-touch laminaat of foliedruk.

Tot slot heeft ook de keuze voor de envelop invloed op de totale kosten. Een standaard witte envelop is goedkoper dan een luxe envelop met venster, extra verstevigingen voor de kaart of een volledig bedrukte buitenkant.

Wanneer is het rendabel om klantenkaarten met mailings te combineren?

Het combineren van klantenkaarten met papieren mailings is vooral rendabel wanneer je de juiste balans vindt tussen kosten en opbrengsten. Deze gecombineerde aanpak wordt met name kostenefficiënt bij grotere oplages, doorgaans vanaf ongeveer 500 stuks.

Voor kleinere oplages kan de initiële investering in ontwerp, drukvoorbereiding en opstart van personalisatie relatief hoog zijn. Naarmate het aantal stijgt, dalen de kosten per stuk aanzienlijk. Bij zeer grote oplages (10.000+) kan de kostprijs per gecombineerde mailing tot wel 40% lager uitvallen dan bij kleine aantallen.

De rendabiliteit hangt ook af van het doel van je loyaliteitsprogramma. Als je klantenkaarten inzet voor langdurige klantbinding en herhaalaankopen, verdient de initiële investering zich sneller terug. Het verhogen van de klantlevensduurwaarde met slechts een klein percentage kan de kosten van de gecombineerde mailing al rechtvaardigen.

Ook de respons op je mailing speelt een belangrijke rol. Gemiddeld genomen hebben mailings met een fysieke klantenkaart een hogere respons dan standaard mailings zonder toegevoegde waarde. De tastbaarheid van de kaart zorgt ervoor dat klanten je mailing langer bewaren en er meer waarde aan hechten.

Combineer je klantenkaart bij voorkeur met een mailing die een directe aanleiding geeft om de kaart te gebruiken. Denk aan een welkomstactie, een speciale korting, of het introduceren van een spaarplan. Dit vergroot de kans dat de klant de kaart actief gaat gebruiken, wat het rendement van je campagne verhoogt.

Let bij het bepalen van de rendabiliteit niet alleen op directe financiële opbrengsten, maar ook op indirecte voordelen zoals verhoogde merkherkenning, verbeterde klantloyaliteit en de mogelijkheid om klantgedrag beter te analyseren door het gebruik van de kaarten.

Tot slot is timing een belangrijke factor. Lanceer je gecombineerde mailing op een strategisch moment, bijvoorbeeld bij de start van een nieuw seizoen of voor een belangrijke feestperiode, om het maximale rendement te behalen.

Bij Cards Unlimited begrijpen we dat elke organisatie unieke behoeften heeft als het gaat om klantenkaarten en direct mail. Onze expertise in zowel kaartproductie als mailingoplossingen stelt ons in staat om je te adviseren over de meest kostenefficiënte aanpak voor jouw specifieke situatie.