De gemiddelde doorlooptijd voor pasjes bedrukken ligt tussen de 5 en 10 werkdagen, afhankelijk van de complexiteit van je ontwerp en de gekozen specificaties. Spoedobjecten kunnen vaak binnen 2-3 werkdagen gerealiseerd worden. Factoren zoals materiaaltype, personalisatie-opties en ordergrootte beïnvloeden deze tijdlijn. In dit artikel beantwoorden we de belangrijkste vragen over het proces en hoe je realistische verwachtingen kunt vormen.

Welke fases doorloopt het proces van ontwerp tot levering?

Het productieproces van pasjes bedrukken bestaat uit zes hoofdfases die samen de totale doorlooptijd bepalen. Je begint met de ontwerpfase, gevolgd door goedkeuring, pre-press voorbereiding, het eigenlijke drukproces, afwerking en uiteindelijk verzending. Elke fase vraagt specifieke tijd en aandacht om kwaliteit te waarborgen.

De ontwerpfase start wanneer je jouw grafische ontwerp aanlevert of wanneer een ontwerper voor jou aan de slag gaat. Deze fase duurt afhankelijk van de complexiteit tussen enkele uren tot een paar dagen. Heb je al een drukklaar bestand volgens de juiste specificaties? Dan kun je deze fase vaak overslaan of sterk verkorten.

Na het ontwerp volgt de goedkeuringsfase. Je ontvangt een digitale proef die je controleert op kleuren, tekst en plaatsing van elementen. Deze fase kan snel gaan als je binnen 24 uur goedkeuring geeft, maar kan ook dagen duren als er meerdere revisierondes nodig zijn. Tip: plan deze fase in en zorg dat de juiste personen beschikbaar zijn voor goedkeuring.

De pre-press voorbereiding is een technische fase waarin je ontwerp wordt voorbereid voor de drukpers. Bestanden worden gecontroleerd op kwaliteit, kleuren worden omgezet naar de juiste drukprofielen en drukplaten worden gemaakt. Deze fase neemt doorgaans 1-2 werkdagen in beslag.

Het drukproces zelf varieert in duur afhankelijk van de druktechniek en ordergrootte. Digitale druk is sneller voor kleinere oplages, terwijl offsetdruk efficiënter is voor grotere aantallen. Voor standaard pasjes rekenen we meestal 2-3 werkdagen voor de productie.

Bij de afwerking worden je pasjes gesneden op formaat, eventueel gelamineerd, voorzien van magneetstrips of chips, en gecontroleerd op kwaliteit. Deze fase neemt gemiddeld 1-2 dagen in beslag, afhankelijk van de complexiteit van de afwerking.

Tot slot volgt de verzending. Binnen Nederland duurt standaardverzending meestal 1-2 werkdagen. Voor internationale verzendingen moet je rekening houden met langere levertijden.

Wat bepaalt de doorlooptijd van je pasjes?

De doorlooptijd van pasjes bedrukken wordt beïnvloed door verschillende factoren die je deels zelf kunt sturen. De belangrijkste zijn ontwerpcomplexiteit, ordergrootte, materiaalkeuze, druktechniek, personalisatie-opties en seizoensinvloeden. Door deze factoren te begrijpen, kun je betere planning maken en realistische verwachtingen vormen.

Ontwerpcomplexiteit speelt een grote rol. Een eenvoudig ontwerp met standaardkleuren en zonder speciale effecten gaat sneller door het proces dan een ontwerp met metallic tinten, spotlakken of complexe kleurverlopen. Hoe meer bewerkingsstappen nodig zijn, hoe meer tijd het kost.

De ordergrootte heeft een dubbel effect. Kleine oplages tot 500 stuks kunnen vaak sneller geproduceerd worden met digitale druktechnieken. Grotere oplages van duizenden pasjes vragen meer productietijd, maar zijn per stuk efficiënter. Reken voor kleine orders op 3-5 werkdagen en voor grote orders op 7-10 werkdagen.

Je materiaalkeuze beïnvloedt ook de doorlooptijd. Standaard PVC-kaarten zijn ruim voorradig en snel te verwerken. PVC-vrije alternatieven of gerecyclede materialen kunnen iets langere levertijden hebben vanwege beschikbaarheid. RFID-kaarten met chips vragen extra productietijd voor het inbouwen en programmeren van de technologie.

De gekozen druktechniek maakt verschil. Digitale druk is ideaal voor snelle productie en kleinere oplages. Offsetdruk levert hoogwaardige resultaten voor grote aantallen maar vraagt meer voorbereidingstijd. Speciale technieken zoals zeefdruk voor metallic effecten verlengen het proces met enkele dagen.

Personalisatie-opties zoals unieke nummering, variabele gegevens of individuele barcodes per kaart vragen extra verwerkingstijd. Elke kaart moet immers individueel bewerkt worden. Reken hiervoor op 1-3 extra werkdagen bovenop de standaard productietijd.

Vergeet ook seizoensinvloeden niet. Rond feestdagen, het einde van het jaar en tijdens drukke retailperiodes kunnen doorlooptijden langer zijn door verhoogde vraag. Plan je order dus ruim van tevoren als je weet dat je in een drukke periode bestelt.

Hoeveel tijd moet je rekenen voor standaard versus spoed orders?

Voor standaard orders kun je rekenen op 5-10 werkdagen van ontwerp tot levering. Spoedobjecten zijn vaak mogelijk binnen 2-3 werkdagen, afhankelijk van de specificaties en beschikbaarheid. Het verschil zit vooral in prioritering binnen het productieproces en de gekozen verzendmethode.

Bij standaard productie doorlopen je pasjes alle fases in het normale tempo. Je ontwerp wordt ingepland tussen andere orders, de productie volgt de reguliere planning en verzending gebeurt via standaard logistiek. Deze aanpak is kostenefficient en werkt prima als je geen tijdsdruk hebt. Voor de meeste bedrijven die vooruitplannen is dit de beste optie.

Een spoedorder krijgt voorrang in elke fase. Je ontwerp wordt sneller beoordeeld, de productie wordt eerder ingepland en er wordt gekozen voor snellere verzending. Dit vraagt flexibiliteit in de planning en soms extra inzet buiten reguliere uren. Spoedproductie is mogelijk voor relatief eenvoudige orders zonder complexe bewerkingen.

Wanneer is spoed realistisch? Als je een standaard ontwerp hebt met gangbare specificaties (zoals standaard PVC, enkelzijdige of dubbelzijdige full colour bedrukking, zonder speciale afwerking) en een beperkte oplage tot ongeveer 1000 stuks. Voor RFID-kaarten, complexe personalisatie of speciale materialen is spoedlevering vaak niet haalbaar.

Tips voor je planning: bestel standaard orders minimaal 2-3 weken voor je ze nodig hebt. Dit geeft ruimte voor eventuele aanpassingen en voorkomt stress. Heb je onverwacht haast? Neem dan direct contact op om te bespreken wat mogelijk is. Soms kunnen kleine aanpassingen aan je specificaties het verschil maken tussen wel en niet haalbaar.

Houd er rekening mee dat spoedproductie vaak hogere kosten met zich meebrengt. Je betaalt voor de extra flexibiliteit en prioriteit. Voor veel bedrijven is het vooruitplannen daarom niet alleen rustiger, maar ook voordeliger.

Hoe kun je de doorlooptijd van je pasjes verkorten?

Je kunt de doorlooptijd aanzienlijk verkorten door slim te plannen en het proces te stroomlijnen. De belangrijkste tijdwinst haal je uit goede voorbereiding, snelle besluitvorming en heldere communicatie. Deze aanpak bespaart niet alleen tijd, maar voorkomt ook frustratie en extra kosten.

Lever je ontwerp tijdig en compleet aan. Zorg dat je alle benodigde bestanden klaar hebt voordat je bestelt. Heb je nog geen ontwerp? Start daar dan vroeg mee. Een compleet en goedgekeurd ontwerp betekent dat de productie direct kan starten zonder wachttijd.

Gebruik de juiste bestandsformaten. Drukklare PDF-bestanden met de correcte afmetingen, snijlijnen en kleurprofielen voorkomen vertraging in de pre-press fase. Vraag vooraf naar de technische specificaties en volg deze nauwkeurig. Verkeerde bestanden betekenen extra revisierondes en verloren tijd.

Geef snelle goedkeuring op proefdrukken en digitale proeven. Plan tijd in je agenda om proeven te beoordelen en zorg dat alle betrokkenen beschikbaar zijn. Elke dag vertraging in goedkeuring schuift je einddatum op. Stel één contactpersoon aan die namens je organisatie beslissingen kan nemen.

Kies voor standaard opties waar mogelijk. Standaard formaten, gangbare materialen en reguliere druktechnieken gaan sneller dan custom specificaties. Speciale wensen zoals unieke vormen, metallic effecten of complexe afwerking kosten extra tijd. Vraag jezelf af: is die speciale optie echt nodig of kan het ook standaard?

Zorg voor goede communicatie met je leverancier. Wees duidelijk over je deadline en vraag naar realistische planning. Geef alle relevante informatie in één keer door, zodat er geen verrassingen komen. Bij vragen of onduidelijkheden, reageer dan snel. Elke dag wachten op antwoord vertraagt het proces.

Overweeg een kleinere testorder eerst. Als je voor het eerst pasjes bestelt of een nieuw ontwerp hebt, kan een kleine proefoplage helpen om het proces te versnellen bij je hoofdorder. Je weet dan zeker dat alles klopt en kunt de grote oplage zonder zorgen bestellen.

Hoe Cards Unlimited helpt met snelle doorlooptijden

Wij realiseren korte doorlooptijden dankzij onze eigen drukkerij en meer dan 15 jaar ervaring in pasjes bedrukken. Onze interne productiefaciliteiten geven ons volledige controle over het proces, waardoor we flexibel kunnen inspelen op je planning zonder afhankelijk te zijn van externe partijen.

Wat ons onderscheidt in doorlooptijd:

• Eigen productie onder één dak – van ontwerp tot afwerking gebeurt alles intern, wat communicatie versnelt en wachttijden elimineert
• Geavanceerde drukkerij – moderne apparatuur stelt ons in staat om snel te schakelen tussen verschillende orders en technieken
• Ruime materiaalvoorraad – standaard materialen zijn direct beschikbaar, zodat we niet hoeven te wachten op leveranciers
• Ervaren team – ons team herkent potentiële vertragingen vroeg en denkt proactief mee in oplossingen
• Efficiënte processen – gestroomlijnde workflows en duidelijke communicatielijnen houden je order in beweging
• Flexibele planning – we kunnen spoedorders inplannen zonder kwaliteit op te offeren

Of je nu 100 pasjes nodig hebt voor een event volgende week of 10.000 loyaliteitskaarten voor een landelijke campagne, wij denken met je mee over de beste aanpak. Neem contact met ons op voor een offerte op maat en bespreek je planning. We vertellen je eerlijk wat haalbaar is en welke keuzes je doorlooptijd kunnen verkorten.